ЦИФРОВАЯ БИБЛИОТЕКА УКРАИНЫ | ELIB.ORG.UA


Новинка! Ukrainian flag (little) LIBRARY.UA - новая Украинская цифровая библиотека!

СПОНСОРЫ РУБРИКИ:


Как организовать работу офиса управления образования

АвторДАТА ПУБЛИКАЦИИ: 28 февраля 2017
АвторОПУБЛИКОВАЛ: Администратор
АвторРУБРИКА:




Поташник Марк Максимович, доктор педагогических наук, профессор, действительный член (академик) Российской академии образования

Соложнин Анатолий Валентинович, кандидат педагогических наук, начальник управления образования, г. Нижний Тагил

Мы начинаем публиковать в журнале цикл статей, содержащих фрагменты книги М. М. Поташника и А. В. Соложнина "Управление образованием на муниципальном уровне". Представляем вам первую статью из цикла. Хотим обратить внимание на эту книгу, надеемся, что она поможет вам в работе.

В переводе с английского слово "офис" (от office) означает канцелярию, контору, административный отдел учреждения, служебное помещение. В офисе нет мелочей: приёмная, рабочие места специалистов, связь между сотрудниками, прохождение документов, работа с посетителями - всё это является важным, от этого будут зависеть состояние и жизнедеятельность муниципальной системы образования.

стр. 75
Театр начинается с вешалки, управление - с приёмной

Слово "приёмная" достаточно точно определяет назначение: в помещении осуществляется приём пришедших в организацию, с этого места начинают складываться (или разрушаться) отношения между посетителем и управлением образования. Сюда же стекается важная информация по разным средствам связи: телефон, факс, электронная почта, сообщения по внутренней локальной сети, входящая корреспонденция.



Несколько простых, но действенных правил

Главное правило, которое касается абсолютно всех приёмных, - принимать всё, что поступает, и фиксировать поступление.

Совершенно недопустимым является отказ от регистрации обращений граждан или организаций.

Следующее правило - добиться документального оформления устных запросов и обращений граждан, требующих ответов на свои вопросы.

Ещё правило - ничего не забывать, а, стало быть, вести учёт движения документов, проходящих через приёмную, и своевременно делать напоминания ответственным исполнителям. Во многих офисах такие инструкции либо отсутствуют, либо серьезно устарели.

Напомним своим коллегам, что только однозначно прописанное поручение или инструкция имеют шансы на исполнение. Всё остальное рано или поздно даёт сбой, причём в самый неожиданный и неподходящий момент.

Мы как раз вас ждали, уважаемый посетитель...

Организация приёма посетителей для некоторых работников управления оказывается настоящей проблемой. Им кажется, что посетители вечно приходят не вовремя, отвлекают от работы, мешают и не умеют читать объявления на дверях, стендах и стенах, в которых всё написано, а потому беседа с посетителями вовсе не обязательна.

Дадим несколько рекомендаций по организационным вопросам.

1. Приём должен быть доступным в любую минуту работы офиса. Для этого совершенно не требуется, чтобы начальник и его заместители были на месте. Вполне достаточно хорошего секретаря или дежурного специалиста, в обязанности которых должен входить приём посетителей. Совершенно недопустимо отказывать кому-либо в разговоре, в приёме

стр. 76
заявлений по формальным основаниям (заявление не на бланке, не по форме, начальник занят и т.д.).

Итогом любой встречи должно стать либо разрешение вопроса, либо приём заявления, либо назначение встречи с ответственным работником, могущим разрешить проблему.

2. Приём должен быть открытым. Это требование означает, что любой гражданин должен иметь возможность самостоятельно сориентироваться, к кому именно он хотел бы обратиться. Для этого существуют всем известные правила. В каждом офисе должна быть информация о работающих специалистах, о профиле их работы и информация о телефонах и графике планового приёма посетителей. С развитием IT-технологий стало привычным размещать подобную информацию на официальных сайтах управления и практиковать "прямую линию" с руководителями и специалистами. Это освобождает обе стороны от проблемы поиска времени для непосредственной встречи в кабинете.

3. Должны быть обеспечены нормальные бытовые условия приёма посетителей. Гардероб, место для чтения документов и написания бумаг, туалет; для детей - небольшие игровые зоны. Ничего сложного! Но, заметьте, как правило, чего-нибудь да и нет в наших местах ожидания.

4. Должен быть обеспечен статистический учёт и анализ причин обращений, что позволяет скорректировать работу управления, выявить и предотвратить надвигающиеся риски в работе муниципальной системы образования. По итогам годового анализа работы с посетителями иногда принимаются решения о внесении корректировок в действующие планы работы или в должностные инструкции специалистов.

Что стоит учитывать?

Приведём самые распространенные вопросы, которые следовало бы учитывать при приёме посетителей:

- проблемы и цели. С какими проблемами обращаются посетители, какие цели они преследуют;

- персоналии. Кто преимущественно является посетителем? Работники образования, родители, общественность, случайные люди. Представляет интерес и анализ по полу, возрасту, образовательному уровню;

- полнота разрешения вопроса. Сколько и каких вопросов разрешается полностью, частично, не решается совсем? Кто из специалистов способен быстро и эффективно разрешать вопросы?

- время, затраченное специалистами на разрешение вопросов;

- время ожидания посетителями своей встречи, ответа на свой вопрос; наличие или отсутствие очередей в приёмной;

- повторные обращения, обращения к вышестоящим руководителям, наличие или отсутствие конфликтных ситуаций после приёма;

- мнение посетителей о посещении офиса управления образования.

Результаты анализа по приведённому перечню позволяют сделать неожиданные выводы

стр. 77
относительно потерь времени на повторяющихся вопросах, на одних и тех же операциях, что говорит о низком качестве работы аппарата управления.

Несколько слов о документообороте в офисе

Ни один офис не обходится без бумаг. Даже если организация только создаётся, у неё в первые же дни появляются различные документы. Документы рождаются как следствие возникновения организации. Не будем сейчас критиковать систему, попытаемся в ней разобраться.

Что такое документооборот? Буквально - движение документов в организации.

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (с изменениями от 27 июля 2010 г., 6 апреля, 21 июля 2011 г.) введено понятие "документированная информация".

Существуют ли специальные стандарты в документообороте? Официально их нет. Однако если учесть, что путь любого документа завершается передачей его в государственный архив, большинство уважающих себя организаций стремится выполнить стандартные требования к документам, предъявляемые архивами.

В этом случае действует ГОСТ, а именно:

- "ГСДОУ. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения";

- ГОСТ Р 51141/98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

- ГОСТ Р 6.30/2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Именно эти стандарты рекомендуется использовать в офисах, ими же пользуются при процедурах регистрации, хранения и уничтожения документов.

Начальники управлений образования редко вмешиваются в процедуру организации документооборота, доверяя ее секретарям, заведующим канцелярией или иным специалистам. Потому считаем полезным дать несколько практических советов по организации документооборота.

1. Определите номенклатуру дел. Буквально это означает, что в управлении образования должен быть список дел, папок, в которых хранится необходимая документация. При любом количестве список дел всегда конечен. Совершенно очевидно, что в делах присутствует своя иерархия и связь. Есть дела главные, к ним присоединяются дела второго и, далее, более низкого порядка. Например: "Договоры" - "Счета" - "Акты выполненных работ"; "Постановления" - "Планы мероприятий" - "Отчеты об исполнении постановлений" и т.д.

2. Определите главного ответственного за ведение дел, документов.

3. Определите порядок регистрации входящих и исходящих документов, передачи их на исполнение, передачи в архив, сроки работы с каждым типом документа, порядок контроля их прохождения.

4. Определите единообразный порядок хра-

стр. 78
нения и выдачи документов. Это означает, что у каждого документа должно быть своё место хранения. Должен быть также ответственный за выдачу и возврат документа на место хранения.

5. Определите порядок доступа к документам: кто именно имеет право получать документы, читать, редактировать, передавать на публикацию.

6. Определите порядок подготовки документов, их согласования и передачи на подпись.

7. Определите шаблоны, форматы документов (в какой программе должен работать специалист, какой шрифт выбрать, размеры текста, расположение на странице, размещение реквизитов, использование титульного листа, штампов, печатей).

8. Постепенно, но последовательно вводите систему электронного документооборота.

9. И, наконец, золотое правило: "Завершил работу - убери бумаги", то есть подшей или выбрось.

Учитывая, что именно от успешного документооборота подчас зависит судьба важных проектов, организационных и финансовых операций, напомним, что сбои и задержки могут породить массу неприятностей.

Эта короткая статья содержит лишь малую толику информации о том, как организовать работу офиса управления образования. Более подробно ответ на этот и на многие другие вопросы содержится в книге.






 

Биографии знаменитых Политология UKАнглийский язык
Биология ПРАВО: межд. BYКультура Украины
Военное дело ПРАВО: теория BYПраво Украины
Вопросы науки Психология BYЭкономика Украины
История Всемирная Религия BYИстория Украины
Компьютерные технологии Спорт BYЛитература Украины
Культура и искусство Технологии и машины RUПраво России
Лингвистика (языки мира) Философия RUКультура России
Любовь и секс Экология Земли RUИстория России
Медицина и здоровье Экономические науки RUЭкономика России
Образование, обучение Разное RUРусская поэзия

 


Вы автор? Нажмите "Добавить работу" и о Ваших разработках узнает вся научная Украина

УЦБ, 2002-2017. Проект работает с 2002 года. Все права защищены (с).
На главную | Статистика последних публикаций